스프레드시트에서 같은 주문번호가 두 번 보이면 한 줄을 지우고 싶어집니다. 하지만 한 주문에 상품이 두 개라면 두 줄은 모두 필요할 수 있습니다. 중복 제거를 시작하기 전에 ‘이 표의 한 줄은 무엇인가’를 정해야 합니다. 이 글의 번호와 수량은 설명을 위한 가상 값입니다.
주문 단위와 주문상품 단위 구별하기
다음 표는 주문상품 단위의 기록입니다. A열은 주문번호, B열은 상품번호, C열은 수량입니다.
| 주문번호 | 상품번호 | 수량 |
|---|---|---|
| O-201 | P-01 | 1 |
| O-201 | P-02 | 2 |
| O-202 | P-01 | 1 |
| O-202 | P-01 | 1 |
첫 두 줄은 주문번호가 같아도 상품이 다릅니다. 뒤의 두 줄은 세 열이 모두 같지만, 이것만으로 삭제할 수 있는지는 아직 모릅니다. 시스템이 같은 상품을 여러 배송분으로 나눴을 수도 있고, 자료를 두 번 붙였을 수도 있습니다. 주문상품 식별번호나 배송번호가 원본에 있다면 그 열을 먼저 가져와 비교합니다.
비교 기준은 주문번호 하나, 주문번호+상품번호, 주문상품ID 가운데 원본의 의미와 맞는 것을 고릅니다. 어떤 열 조합이 한 기록을 식별하는지 전달받지 못했다면 ‘중복 후보’로 남겨야 합니다. 같은 값과 불필요한 행은 같은 뜻이 아닙니다.
중복 후보를 표시하는 작은 수식
위 표를 A1:C5에 입력하고, D1에 비교키를 적습니다. D2에는 아래 수식을 넣은 뒤 D5까지 복사합니다.
=A2&"|"&B2
이 예시는 번호 안에 |가 없다는 조건으로 두 값을 이어 붙입니다. 원본 번호에 구분자가 들어갈 수 있으면 충돌할 수 있으므로, 원본이 제공하는 고유 식별번호를 우선합니다. E1에 같은키건수를 적고 E2에 다음 수식을 넣어 아래로 복사합니다.
=COUNTIF($D$2:$D$5,D2)
앞의 두 줄은 각각 1, 뒤의 두 줄은 각각 2가 되는 구조입니다. COUNTIF는 범위에서 조건과 맞는 셀을 세며 대소문자를 구분하지 않습니다. 또한 별표와 물음표를 와일드카드로 해석할 수 있습니다. 이 예시처럼 영문·숫자·하이픈으로 제한된 키를 썼을 때와, 임의의 기호가 있는 실제 번호를 셀 때를 구별해야 합니다. 자세한 조건은 Google 공식 COUNTIF 도움말을 참고하세요.
앞의 0과 공백을 임의로 없애지 않기
상품번호 0012와 12가 같은 상품인지 먼저 확인합니다. 번호를 계산용 숫자로 바꾸면 앞의 0이 사라질 수 있으므로, 식별번호는 처음 가져올 때부터 문자로 취급하는 편이 비교 목적에 맞을 수 있습니다. 금액이나 수량처럼 계산할 열과 번호 열을 같은 방식으로 처리할 필요는 없습니다.
눈에 보이지 않는 공백도 후보를 나눌 수 있습니다. O-201과 O-201이 서로 다른 값으로 들어왔다면 정리한 키를 별도 열에 만들고 원본값은 남깁니다. 모든 공백을 삭제하면 원래 의미가 있는 상품명까지 붙을 수 있습니다. 정리 규칙은 번호 열에만 적용하고, 규칙을 기록해 둡니다.
삭제 대신 판정표 만들기
후보가 나온 뒤에는 별도 검토표를 만듭니다. 추천 열은 비교키, 원본 행번호, 같은키 건수, 차이 나는 열, 판정, 근거입니다. 판정은 정상 반복, 중복 붙여넣기 확인, 추가 확인 정도로 시작할 수 있습니다.
가령 O-202 두 줄의 파일명과 수신 시각이 같고, 원본의 주문상품ID도 같으며, 담당자가 이중 붙여넣기를 확인했다면 한 줄을 집계에서 제외할 근거가 생깁니다. 이때도 원본 행은 보존하고 정리 시트에 제외 표시를 남깁니다. 반대로 배송번호가 다르면 행을 합칠지, 주문별 요약만 할지 업무 목적에 따라 결정합니다.
제거 전후를 비교하는 방법
이 가상 표의 수량 전체 합은 5개입니다. 마지막 한 줄이 실제 중복이라고 확인돼 제외됐다면 집계 수량은 4개가 됩니다. 보고서에는 “동일 주문상품ID 이중 수집 1행 제외”처럼 이유를 남깁니다. 제외한 수량만큼 전체 합계가 줄었는지 확인하고, 주문 건수와 상품 수량을 서로 다른 항목으로 표시합니다.
검토 없이 중복 제거 버튼부터 누르면 잃어버린 행이 정상 주문인지 되짚기 어렵습니다. 비교 단위를 한 문장으로 적고, 후보를 표시하고, 확인된 행만 집계에서 제외하는 순서로 작업하면 같은 자료를 받은 다른 사람도 판정 근거를 따라갈 수 있습니다.