엑셀에서 일부 행을 필터로 가렸는데 합계가 바뀌지 않았다면, 먼저 합계 셀의 수식을 확인하세요. 전체 범위를 더하는 합계와 필터 결과를 더하는 합계는 목적이 다릅니다. 세로로 쌓인 금액 열에서 화면에 남은 행만 더하고 수동으로 숨긴 행도 빼려면 SUBTOTAL의 함수 번호 109를 사용할 수 있습니다. 이 글은 데스크톱 Excel의 작은 목록을 기준으로 설명하며, 금액과 작업명은 모두 가상입니다.
전체 합계와 현재 선택 합계를 함께 남깁니다
다음 자료를 A1:C5에 입력한다고 가정합니다. 금액 열은 원 단위의 숫자이며 셀에 ‘원’이라는 글자를 직접 붙여 입력하지 않은 상태입니다.
| 작업 | 상태 | 금액 |
|---|---|---|
| 자료 정리 | 완료 | 12000 |
| 초안 작성 | 진행 | 8000 |
| 검토 반영 | 완료 | 5000 |
| 외부 확인 | 대기 | 10000 |
전체 합계는 =SUM(C2:C5)로 35,000원입니다. 이 값을 ‘전체 금액’으로 표시하고, 별도 셀에 =SUBTOTAL(109,C2:C5)를 입력해 ‘현재 표시 금액’이라고 적습니다. 수식 셀은 필터 대상 표 밖, 예를 들어 E2와 E3에 두면 합계 행까지 필터에 가려지는 혼동을 줄일 수 있습니다.
상태 열에서 ‘완료’만 남기면 현재 표시 금액은 12,000원과 5,000원을 더한 17,000원입니다. 전체 금액 35,000원은 비교 기준으로 유지합니다. 두 값이 달라도 오류라고 단정하지 않고, 어떤 행을 계산에 포함한 값인지 먼저 읽습니다.
함수 번호 9와 109는 수동 숨김에서 다릅니다
Microsoft의 SUBTOTAL 공식 문서는 필터로 제외된 행은 함수 번호와 관계없이 제외하고, 수동으로 숨긴 행은 1~11과 101~111이 다르게 처리한다고 설명합니다. 합산을 뜻하는 번호는 각각 9와 109입니다.
| 비교 조건 | SUBTOTAL 9 | SUBTOTAL 109 |
|---|---|---|
| 필터·숨김 없음 | 35000 | 35000 |
| 완료 상태만 필터로 표시 | 17000 | 17000 |
| 필터 해제 후 5000원 행만 수동 숨김 | 35000 | 30000 |
각 행은 독립된 조건입니다. 앞선 필터를 그대로 둔 채 다음 조건을 시험한 결과가 아닙니다. 원본 표를 복사한 연습용 시트에서 필터를 해제하고 숨김도 풀어 기준 상태로 돌아간 뒤 비교하세요. 이 표의 숫자는 문서에 설명된 규칙으로 계산한 예상값이며, 특정 Excel 설치 환경에서 실행한 결과를 제시한 것은 아닙니다.
숨긴 열을 빼는 기능으로 사용하지 않습니다
SUBTOTAL은 세로 목록을 대상으로 이해하는 편이 안전합니다. C2:C5의 일부 행을 숨기는 것과, B2:G2처럼 가로 범위의 열을 숨기는 것은 같지 않습니다. 공식 문서도 함수 번호 109로 가로 범위를 더할 때 열을 숨겨도 합계가 달라지지 않는 예를 설명합니다. 월별 열 가운데 일부만 계산하려면 포함할 열을 명시한 별도 수식을 정하세요.
중간에 이미 SUBTOTAL 수식으로 만든 소계가 있다면 이 함수는 범위 안의 중첩 소계를 제외해 이중 계산을 피합니다. 반면 직접 입력한 ‘소계’ 숫자까지 자동으로 알아보는 것은 아닙니다. 상세 행과 손으로 넣은 합계 행이 섞인 자료는 계산 범위를 정리한 뒤 사용합니다.
숫자가 예상과 다를 때 보는 네 가지
첫째, 금액 범위가 마지막 자료 행까지 이어지는지 봅니다. 새 행을 추가하고도 수식이 C5에서 끝나면 새 금액이 빠집니다. 둘째, 값이 숫자인지, 통화 기호나 공백을 붙인 문자로 들어왔는지 확인합니다. 셋째, 상태 열 외에 다른 열의 필터도 남아 있는지 살펴봅니다. 넷째, 직접 숨긴 행이 있는지 확인해 9와 109 가운데 보고 목적에 맞는 번호를 정합니다.
보고서에는 수식만 붙이기보다 범위와 조건도 남깁니다. 예를 들면 ‘전체 35,000원 / 완료 상태 표시분 17,000원 / 범위 C2:C5 / 수동 숨김 없음’이라고 적습니다. 이 메모는 합계를 받은 사람이 파일의 현재 화면을 보지 못하더라도 숫자의 뜻을 이해하게 합니다.
보고용 숫자는 조건과 함께 확정합니다
필터를 바꾸면 표시 합계도 달라집니다. 제출 시점의 숫자를 기록할 때는 대상 기간, 선택한 상태, 포함 범위를 같이 저장하세요. 전체 합계를 표시 합계로 덮어쓰거나, 화면에서 안 보이는 행을 삭제해 숫자를 맞추지 않습니다. 보고 목적이 전체인지 선택분인지 결정한 뒤 두 값을 나란히 두면 합계 차이를 설명하기가 쉬워집니다.
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- 원본 시트와 보고용 시트를 나누는 법 — 계산 조건을 바꾸기 전에 보존할 원본과 보고용 자료를 구분합니다.
- 두 파일의 합계가 다를 때 만드는 대조표 — 필터 조건을 확인한 뒤에도 남는 차액을 근거별로 정리합니다.